Tips Mendapatkan Sponsor Acara Keluar Negeri

Tulisan ini hampir seluruhnya adalah tulisan yang kubawakan dalam seminar online di grup-grup whatsapp. Tentang tips mendapatkan sponsor untuk menghadiri acara / event / konferensi internasional keluar negeri. 

Sebelumnya, menurutku kenapa kita harus ikut konferensi internasional keluar negeri... gini.. kebijakan nasional itu selalu dipengaruhi oleh kebijakan internasional, seperti perubahan iklim, pendidikan, kesehatan masyarakat dll. Dan semua itu terelaborasi dalam satu bingkai kerja bernama "Konferensi internasional."

Dari pengalaman aku sih, banyak alasan mengapa para akademisi maupun aktivis sosial sebaiknya menghadiri konferensi. Seperti memperluas networking, bertemu langsung para ahli & pembuat kebijakan face to face, mempertajam pemikiran, keluar dari zona nyaman, berbagi energi positif, invest pada diri sendiri, dan tentunya bersenang-senang dengan jalan-jalan ke luar negeri.

Well, jadi kemarin September 2016 aku mengikuti sebuah konferensi berupa forum di kantor pusat PBB New York Amerika Serikat namanya Merit 360 (www.worldmerit.org). Konferensi itu bisa dibilang 100% self funded alias semuanya dibiayai sendiri. Atau mungkin partially funded karena terdapat potongan cukup besar di biaya program.

Sementara karena masalah visa terlambat (tulisanku ttg visa bisa dilihat di sini: Pengalaman Visa Amerika Ditolak Hingga Diterima) aku jadinyaa beli pesawat PP H-2 penerbangan yang itu artinya mahal banget tiketnya (ke Amerika rata-rata 40 jutaan PP), belum lagi biaya program dan akomodasi. Aku 1 bulan di USA.... 2 minggu aku ikut konferensi 2 minggu sisa waktu di USA kupakai jalan-jalan keliling New York, Philadelphia dan New Jersey.

Jadi bisa dibilang uang yang kudapat dari sponsorship bisa untukku enjoy liburan ke Amerika selama 1 bulan. Hehehe. Uang sponsorshipnya memang besar banget kalau dibandingin keluhan temen-temenku yang banyak kesulitan mendapatkan sponsor meski hanya 2 - 5 juta rupiah. Sementara nominal yang kudapatkan kemarin lebih dari 40 juta rupiah dari 4 institusi yang berbeda.

Aku yang cair adalah Kemenpora (10 juta) , KemenristekDikti (15 juta) , Baznas (Badan Amal Zakat Nasional) (10 Juta) dan pesantrenku sewaktu SMA (5 juta). Sekadar informasi buat temen-temen, Kemenpora tidak akan memberikan lebih dari 10 juta. Kemenristek dikti juga tidak akan memberikan lebih dari 15 juta (dibagi 3 bagian, bantuan dana 5 juta, 10 juta, dan 15 juta tergantung kebutuhan).  Jadi kalaupun kalian kasih proposalnya tulisannya butuh 50 juta, gak akan dikasih segitu. Jadi apply ke beberapa institusi sekalian.

Langsung aja, berikut tips dan trik agar mendapatkan sponsor untuk menghadiri acara keluar negeri:

Konferensi itu ada banyak banget. Tapi kita juga perlu lihat dari quality conferencenya. Sehingga mempengaruhi persuasi kita dalam membuat proposal. Sebenarnya lolos konferensi self funded itu mudaaah bgt apalagi untuk para akademisi, yang susah itu... cari duit sponsornya. Hehe. Jadi pastikan kalian bersusah payah untuk konferensi yang juga memang worth it untuk dihadiri dan pantas diperjuangkan. Eaa.

Informasi. Banyak konferensi fully funded asalkan rajin-rajin googling, cari info di opportunitydesk.org, oyaop.com, youthop.com dsb. Ini link untuk list konferensi & exchange fully funded buat students: https://www.munplanet.com/articles/events/list-of-fully-funded-student-and-youth-opportunities Untuk konferensi ilmiah self-funded bisa cari di http://www.conferencealerts.com tapi saran saya untuk self-funded cari yg jangka waktunya setahun kemudian. Sehingga bisa maksimal, abstrak dan cari travel grantnya.

Untuk berbagai informasi tentang konferensi, pertukaran pelajar, beasiswa, dll bisa difollow instagram @FutureLeaderLeague

Lihat jangka waktu konferensinya. Kalau saya lebih suka cari aman aja, ambil konferensi paling dekat 4 bulan sampai dengan 1 tahun kemudian baru diadakan. Sekarang saya udah wanti-wanti konferensi di Kanada Summer tahun 2018 (di Quebec tempat syuting Goblin). Masih lama sih, tapi minimal setahun sekali keluar negeri lah dan mewujudkan mimpi ke tempat fantasi di drama Goblin. Hehe.

Kalau jangka waktu konferensinya 1 bulan – 3 bulan. Lihat ketentuan pemberi dana sponsor. Kalau kampusku UNJ minimal 40 hari sebelum proposal diberikan. Kalau di kampus lain berbeda-beda. Institusi lain juga bisa berbeda. Tapi tetap sebar proposal ke institusi yang ngasih dana dalam 4-6 bulan ke depan (contoh kemenpora & kemenristek dikti) biasanya mereka turunnya reimburse.

Pahami ketentuan setiap pemberi dana sponsorship. Seperti proposal lengkap khususnya ke kemenristek Dikti dan Kemenpora (Letter, Konten proposal, LoA, CV, NPWP, KTP, buku tabungan, dll). Saya pengalaman bolak-balik kesana dan melihat langsung box penuh dengan proposal yg diterima dan proposal yang gak diterima. Saya juga sempat obrak-abrik itu box nyariin proposal teman saya. Rata-rata alasan gak diterima karena gak memenuhi syarat verifikasi kelengkapan berkas.

Taruh telur di banyak keranjang. Jangan kasih proposal ke satu institusi aja. Apply 30-50 proposal ke berbagai insitutusi yang berbeda jauh-jauh hari. Itulah mengapa teman saya dan dosen saya saja susah mendapatkan travel grant ke Thailand, sementara saya bisa mendapatkan 40 juta ke Amerika. 40 juta dari modal saya nge-print dan jilid 500ribu. Tetep untung kan? Kenapa hanya 4 yang cair, karena proposal saya banyak typonya dan tidak mengamalkan point berikutnya setelah saya dengar dari teman saya yg lain.

Ini point yang tidak saya amalkan, berakibat saya salah sasaran kirim proposal. Dari 40 hanya 4 yang cair.  Jadi... kirim proposal ke berbagai institusi/perusahaan yg memungkinkan kerjasama. Misalnya nih konferensinya ttg gizi, kirim proposalnya ke Nutri Food atau Wings Food dll. Dengan imbalan, hasil penelitian kita boleh jadi bahan mereka mengembangkan produk mereka. Insyaa Allah ini pasti diterima. Atau konferensi Family Planning, apply nya ke Yayasan Cara Cipta Padu dengan imbalan jika lembaga menyumbang 20% dana dibutuhkan maka imbalannya sekian-sekian, jika menyumbang 50% maka imbalannya sekian2. Misalnya laporan konferensi tersebut dan produk inovasi yg kita ciptakan kita kasih untuk lembaga sebagai bahan mereka mengembangkan produk mereka. Tulis rewardnya di proposalnya.

Manfaatkan Channel.... ini juga penting banget biar dapat sponsor besar. Misalnya kita kenal manajer Bank tertentu, pegawai kantor di dalam atau direktur perusahaan tertentu adalah teman ayah kita. Mereka bisa dimanfaatkan untuk mempercepat proses birokrasi.

Dan tentu tidak lupa untuk berdo'a. Karena segala kesuksesan kita bukanlah milik kita, melainkan pemberian dari Allah SWT.

6 Point Permasalahan Teknis

1. Semua proposal sudah lengkap disusun, dikirim VIA JNE ke tiap alamat kantor. Jangan langsung mendatangi kantornya, karena ada satpam di tiap perusahaan yang mencegah kita masuk kec. Kita kenal orang dalam atau sudah pengalaman mengirimkan langsung dan disambut baik oleh CSnya seperti Kemenristek Dikti.

1. Nomor telepon yang selalu aktif setiap saat. Jangan sampai tidak terangkat, karena mereka bisa jadi mau mencairkan dana tapi tidak bisa dihubungi berarti tanda kalian tidak serius. Saya pengalaman dua kali lembaga mau membantu tapi tidak terangkat, dan tidak jadi dicairkan.

1. Jika lembaga memberikan tanda terima berupa kertas yang perlu ditandatangani oleh Pembantu Rektor atau pihak-pihak tertentu. Atau jika lembaga memberikan berbagai berkas apapun bentuknya, FOTOKOPI berkali-kali dan simpan baik-baik. Kalian akan tahu pentingnya itu semua saat pencairan dana.

1. Follow UP dengan mendatangi kantor pemberi dana sponsor dengan menanyakan status pencairan dana sudah sampai mana. Apakah berkas masih di verifikasi kembali atau sudah di bagian keuangan dll.

1. Laporan Pertanggung Jawaban (Kemenpora & Kemenristek Dikti akan meminta ini). Karena tanpa LPJ mereka akan meminta kembali uang yang telah diberikan.

1. Tiket pesawat, bukti-bukti pembayaran apapun, tiket bus atau subway, bon dsb semuanya disimpan sebagai bahan LPJ. Tentunya foto-foto saat kegiatan berlangsung. 

Frequently Asked Questions

Q: Kenapa proposal saya ditolak padahal formatnya sama dengan teman saya?

A: Kadang-kadang kalian bisa pakai format proposal yg sama, tapi ada yg ditolak ada yg diterima. Tergantung dengan:

1. hubungan program/acara dengan pemberi dana hibah atau sponsor.

Kalau kalian mau ke PBB New york city dalam program MUN, terus ajukan ke baznas, kalian gak akan keterima kecuali ubah judul proposalnya menjadi "MENYUARAKAN KEBEBASAN PALESTINA DI KANTOR PUSAT PBB, NEW YORK"

2. Tergantung waktu acara dilaksanakan juga pemberian proposal. Biasanya akhir tahun banyak perusahaan atau institusi yg tutup buku.

Q: Ditujukan kemana proposal ini?

A: Search di Google "Daftar Sponsor" terus bikin list perusahaan/institusi/kementeriannya.

Terus search di google satu-satu lagi alamatnya. Nah kirim kesana.

Kalau perusahaan, kirim ke kantor pusat. Dengan tulisan "CSR" di depan nama perushaaan.

Misal: CSR PT. Bank BRI

CSR PT. Garuda Indonesia.

Bisakah kirim via email saja?

Tidak bisa. Kirim hardcopy + email lebih baik. Atau hardcopy saja.

Kirim email saja tanda tak serius. Takkan diproses.

Kalau jauh, kalian bisa pakai JNE. Sebagian besar proposalku kukirim via JNE.

Bayangin aja, mereka pasti nerima ratusan proposal di email. Kemungkinan tidak akan dibaca.

LPJ yang baik seperti apa?

LPJ yang baik yang detil bon-bonnya, pengeluaran saat di negara tujuan beserta bukti-buktinya, foto-foto, apa yg kamu peroleh dari negara tujuan dan realisasi program seperti apa.

Untuk masalah LPJ tidak penting. Karena yg penting adalah uangnya cair dulu.

Kalau non-koferensi dengan publikasi, feedbacknya seperti apa? (Atau berbagai pertanyaan lain ttg feedback)

Feedback sudah ada di proposalku.

Untuk fleksibilitas feedback bisa didiskusikan lagi dengan pemberi dana hibah. Itu juga sudah ditulis di bagian "surat pengantar" kalau di atas yg judul filenya SP bappenas.

Jadi fleksibel. Tidak harus terpaku bikinin logo sponsor kayak apa dan konco koncone.

JIKA ADA YANG INGIN DITANYAKAN, MOHON JANGAN BERTANYA YANG SUDAH ADA DI SINI YA. JIKA SUDAH ADA DI TULISAN INI, PERTANYAAN TAKKAN DIJAWAB.

 

Dokumen Proposal, Lampiran, Surat Pengantar, dsb.

https://drive.google.com/drive/folders/1H3bkx03wLZoixvcz_Qla0E_oXCZD3Y6d?usp=sharing 

You might also like:

• 14 Cara Menjadi Pembicara Forum Internasional

• Download TOEFL Soal dan Pembahasan PDF

• Hanya Minum Air Putih Selama 30 Hari, Inilah yang Terjadi...

• Pidatoku di Negerinya Atap Dunia

• Diskusi Saya Bersama Jurnalis Amerika Serikat

• [Cerbung] Indonesia Terakhir Part 1

Pencarian:

• Tips Mendapatkan Sponsorship

• Tips Mendapatkan Sponsor keluar negeri

• Cara Mendapatkan Sponsor Acara Internasional

• Konferensi Internasional

• Cara Membuat Proposal Sponsorship