Sabtu, 18 Maret 2017

Tips Mendapatkan Sponsor Acara Keluar Negeri

Tulisan ini hampir seluruhnya adalah tulisan yang kubawakan dalam seminar online di grup-grup whatsapp. Tentang tips mendapatkan sponsor untuk menghadiri acara / event / konferensi internasional keluar negeri


Sebelumnya, menurutku kenapa kita harus ikut konferensi internasional keluar negeri... gini.. kebijakan nasional itu selalu dipengaruhi oleh kebijakan internasional, seperti perubahan iklim, pendidikan, kesehatan masyarakat dll. Dan semua itu terelaborasi dalam satu bingkai kerja bernama "Konferensi internasional."

Dari pengalaman aku sih, banyak alasan mengapa para akademisi maupun aktivis sosial sebaiknya menghadiri konferensi. Seperti memperluas networking, bertemu langsung para ahli & pembuat kebijakan face to face, mempertajam pemikiran, keluar dari zona nyaman, berbagi energi positif, invest pada diri sendiri, dan tentunya bersenang-senang dengan jalan-jalan ke luar negeri.


Well, jadi kemarin September 2016 aku mengikuti sebuah konferensi berupa forum di kantor pusat PBB New York Amerika Serikat namanya Merit 360 (www.worldmerit.org). Konferensi itu bisa dibilang 100% self funded alias semuanya dibiayai sendiri. Atau mungkin partially funded karena terdapat potongan cukup besar di biaya program.

Sementara karena masalah visa terlambat (tulisanku ttg visa bisa dilihat di sini: Pengalaman Visa Amerika Ditolak Hingga Diterima) aku jadinyaa beli pesawat PP H-2 penerbangan yang itu artinya mahal banget tiketnya (ke Amerika rata-rata 40 jutaan PP), belum lagi biaya program dan akomodasi. Aku 1 bulan di USA.... 2 minggu aku ikut konferensi 2 minggu sisa waktu di USA kupakai jalan-jalan keliling New York, Philadelphia dan New Jersey.


Jadi bisa dibilang uang yang kudapat dari sponsorship bisa untukku enjoy liburan ke Amerika selama 1 bulan. Hehehe. Uang sponsorshipnya memang besar banget kalau dibandingin keluhan temen-temenku yang banyak kesulitan mendapatkan sponsor meski hanya 2 - 5 juta rupiah. Sementara nominal yang kudapatkan kemarin lebih dari 40 juta rupiah dari 4 institusi yang berbeda.

Aku yang cair adalah Kemenpora (10 juta) , KemenristekDikti (15 juta) , Baznas (Badan Amal Zakat Nasional) (10 Juta) dan pesantrenku sewaktu SMA (5 juta). Sekadar informasi buat temen-temen, Kemenpora tidak akan memberikan lebih dari 10 juta. Kemenristek dikti juga tidak akan memberikan lebih dari 15 juta (dibagi 3 bagian, bantuan dana 5 juta, 10 juta, dan 15 juta tergantung kebutuhan).  Jadi kalaupun kalian kasih proposalnya tulisannya butuh 50 juta, gak akan dikasih segitu. Jadi apply ke beberapa institusi sekalian.


Langsung aja, berikut tips dan trik agar mendapatkan sponsor untuk menghadiri acara keluar negeri:


Konferensi itu ada banyak banget. Tapi kita juga perlu lihat dari quality conferencenya. Sehingga mempengaruhi persuasi kita dalam membuat proposal. Sebenarnya lolos konferensi self funded itu mudaaah bgt apalagi untuk para akademisi, yang susah itu... cari duit sponsornya. Hehe. Jadi pastikan kalian bersusah payah untuk konferensi yang juga memang worth it untuk dihadiri dan pantas diperjuangkan. Eaa.


Informasi. Banyak konferensi fully funded asalkan rajin-rajin googling, cari info di opportunitydesk.org, oyaop.com, youthop.com dsb. Ini link untuk list konferensi & exchange fully funded buat students: https://www.munplanet.com/articles/events/list-of-fully-funded-student-and-youth-opportunities Untuk konferensi ilmiah self-funded bisa cari di http://www.conferencealerts.com tapi saran saya untuk self-funded cari yg jangka waktunya setahun kemudian. Sehingga bisa maksimal, abstrak dan cari travel grantnya.

Untuk berbagai informasi tentang konferensi, pertukaran pelajar, beasiswa, dll bisa difollow instagram @FutureLeaderLeague



Lihat jangka waktu konferensinya. Kalau saya lebih suka cari aman aja, ambil konferensi paling dekat 4 bulan sampai dengan 1 tahun kemudian baru diadakan. Sekarang saya udah wanti-wanti konferensi di Kanada Summer tahun 2018 (di Quebec tempat syuting Goblin). Masih lama sih, tapi minimal setahun sekali keluar negeri lah dan mewujudkan mimpi ke tempat fantasi di drama Goblin. Hehe.

Kalau jangka waktu konferensinya 1 bulan – 3 bulan. Lihat ketentuan pemberi dana sponsor. Kalau kampusku UNJ minimal 40 hari sebelum proposal diberikan. Kalau di kampus lain berbeda-beda. Institusi lain juga bisa berbeda. Tapi tetap sebar proposal ke institusi yang ngasih dana dalam 4-6 bulan ke depan (contoh kemenpora & kemenristek dikti) biasanya mereka turunnya reimburse.


Pahami ketentuan setiap pemberi dana sponsorship. Seperti proposal lengkap khususnya ke kemenristek Dikti dan Kemenpora (Letter, Konten proposal, LoA, CV, NPWP, KTP, buku tabungan, dll). Saya pengalaman bolak-balik kesana dan melihat langsung box penuh dengan proposal yg diterima dan proposal yang gak diterima. Saya juga sempat obrak-abrik itu box nyariin proposal teman saya. Rata-rata alasan gak diterima karena gak memenuhi syarat verifikasi kelengkapan berkas.


Taruh telur di banyak keranjang. Jangan kasih proposal ke satu institusi aja. Apply 30-50 proposal ke berbagai insitutusi yang berbeda jauh-jauh hari. Itulah mengapa teman saya dan dosen saya saja susah mendapatkan travel grant ke Thailand, sementara saya bisa mendapatkan 40 juta ke Amerika. 40 juta dari modal saya nge-print dan jilid 500ribu. Tetep untung kan? Kenapa hanya 4 yang cair, karena proposal saya banyak typonya dan tidak mengamalkan point berikutnya setelah saya dengar dari teman saya yg lain.

Ini point yang tidak saya amalkan, berakibat saya salah sasaran kirim proposal. Dari 40 hanya 4 yang cair.  Jadi... kirim proposal ke berbagai institusi/perusahaan yg memungkinkan kerjasama. Misalnya nih konferensinya ttg gizi, kirim proposalnya ke Nutri Food atau Wings Food dll. Dengan imbalan, hasil penelitian kita boleh jadi bahan mereka mengembangkan produk mereka. Insyaa Allah ini pasti diterima. Atau konferensi Family Planning, apply nya ke Yayasan Cara Cipta Padu dengan imbalan jika lembaga menyumbang 20% dana dibutuhkan maka imbalannya sekian-sekian, jika menyumbang 50% maka imbalannya sekian2. Misalnya laporan konferensi tersebut dan produk inovasi yg kita ciptakan kita kasih untuk lembaga sebagai bahan mereka mengembangkan produk mereka. Tulis rewardnya di proposalnya.


Manfaatkan Channel.... ini juga penting banget biar dapat sponsor besar. Misalnya kita kenal manajer Bank tertentu, pegawai kantor di dalam atau direktur perusahaan tertentu adalah teman ayah kita. Mereka bisa dimanfaatkan untuk mempercepat proses birokrasi.


Dan tentu tidak lupa untuk berdo'a. Karena segala kesuksesan kita bukanlah milik kita, melainkan pemberian dari Allah SWT.


6 Point Permasalahan Teknis

  1. Semua proposal sudah lengkap disusun, dikirim VIA JNE ke tiap alamat kantor. Jangan langsung mendatangi kantornya, karena ada satpam di tiap perusahaan yang mencegah kita masuk kec. Kita kenal orang dalam atau sudah pengalaman mengirimkan langsung dan disambut baik oleh CSnya seperti Kemenristek Dikti.
  1. Nomor telepon yang selalu aktif setiap saat. Jangan sampai tidak terangkat, karena mereka bisa jadi mau mencairkan dana tapi tidak bisa dihubungi berarti tanda kalian tidak serius. Saya pengalaman dua kali lembaga mau membantu tapi tidak terangkat, dan tidak jadi dicairkan.
  1. Jika lembaga memberikan tanda terima berupa kertas yang perlu ditandatangani oleh Pembantu Rektor atau pihak-pihak tertentu. Atau jika lembaga memberikan berbagai berkas apapun bentuknya, FOTOKOPI berkali-kali dan simpan baik-baik. Kalian akan tahu pentingnya itu semua saat pencairan dana.
  1. Follow UP dengan mendatangi kantor pemberi dana sponsor dengan menanyakan status pencairan dana sudah sampai mana. Apakah berkas masih di verifikasi kembali atau sudah di bagian keuangan dll.
  1. Laporan Pertanggung Jawaban (Kemenpora & Kemenristek Dikti akan meminta ini). Karena tanpa LPJ mereka akan meminta kembali uang yang telah diberikan.
  1. Tiket pesawat, bukti-bukti pembayaran apapun, tiket bus atau subway, bon dsb semuanya disimpan sebagai bahan LPJ. Tentunya foto-foto saat kegiatan berlangsung. 
Frequently Asked Questions


Q: Kenapa proposal saya ditolak padahal formatnya sama dengan teman saya?

A: Kadang-kadang kalian bisa pakai format proposal yg sama, tapi ada yg ditolak ada yg diterima. Tergantung dengan:
1. hubungan program/acara dengan pemberi dana hibah atau sponsor.
Kalau kalian mau ke PBB New york city dalam program MUN, terus ajukan ke baznas, kalian gak akan keterima kecuali ubah judul proposalnya menjadi "MENYUARAKAN KEBEBASAN PALESTINA DI KANTOR PUSAT PBB, NEW YORK"
2. Tergantung waktu acara dilaksanakan juga pemberian proposal. Biasanya akhir tahun banyak perusahaan atau institusi yg tutup buku.

Q: Ditujukan kemana proposal ini?
A: Search di Google "Daftar Sponsor" terus bikin list perusahaan/institusi/kementeriannya.
Terus search di google satu-satu lagi alamatnya. Nah kirim kesana.
Kalau perusahaan, kirim ke kantor pusat. Dengan tulisan "CSR" di depan nama perushaaan.
Misal: CSR PT. Bank BRI
CSR PT. Garuda Indonesia.

Bisakah kirim via email saja?
Tidak bisa. Kirim hardcopy + email lebih baik. Atau hardcopy saja.
Kirim email saja tanda tak serius. Takkan diproses.
Kalau jauh, kalian bisa pakai JNE. Sebagian besar proposalku kukirim via JNE.
Bayangin aja, mereka pasti nerima ratusan proposal di email. Kemungkinan tidak akan dibaca.

LPJ yang baik seperti apa?
LPJ yang baik yang detil bon-bonnya, pengeluaran saat di negara tujuan beserta bukti-buktinya, foto-foto, apa yg kamu peroleh dari negara tujuan dan realisasi program seperti apa.
Untuk masalah LPJ tidak penting. Karena yg penting adalah uangnya cair dulu.

Kalau non-koferensi dengan publikasi, feedbacknya seperti apa? (Atau berbagai pertanyaan lain ttg feedback)
Feedback sudah ada di proposalku.
Untuk fleksibilitas feedback bisa didiskusikan lagi dengan pemberi dana hibah. Itu juga sudah ditulis di bagian "surat pengantar" kalau di atas yg judul filenya SP bappenas.
Jadi fleksibel. Tidak harus terpaku bikinin logo sponsor kayak apa dan konco koncone.

JIKA ADA YANG INGIN DITANYAKAN, MOHON JANGAN BERTANYA YANG SUDAH ADA DI SINI YA. JIKA SUDAH ADA DI TULISAN INI, PERTANYAAN TAKKAN DIJAWAB.
 

Dokumen
Lampiran yang perlu dilampirkan: https://drive.google.com/file/d/0B7aWrUR01BbyTGZra05veTFTUzA/view?usp=sharing
Folder isi lengkap (contoh isi proposal saya, termasuk proposal Merit 360): https://drive.google.com/open?id=1vfySK1pG78i_uWGhohFtI6_H1ZV4xio_

  • Tips Mendapatkan Sponsorship
  • Tips Mendapatkan Sponsor keluar negeri
  • Cara Mendapatkan Sponsor Acara Internasional
  • Konferensi Internasional
  • Cara Membuat Proposal Sponsorship

Reaksi:
Comments
18 Comments

18 komentar:

  1. Halo mau nanya dong. Kalau mengajukan ke kemenpora bagaimana regulasinya?

    BalasHapus
  2. Untuk ke kemenpora itu ditujukan kemana? Karena kemenpora tidak menerbitkan guideline tidak seperti dikti. Bagi tipsnya dong biar tembus hehe, apa bedanya yang diajukan dengan ke dikti. Lalu untuk ke baznas ditujukan ke siapa apa ke pimpinannya? Apa mengajukan permohonan bantuan atau kerjasama sponsorship. Terima kasih 😊

    BalasHapus
  3. Halo Maryam, kebetulan saya juga mau coba mengajukan sponsorship ke kemenpora. Mekanismenya bagaimana ya dan ditunjukkan kepada siapa? Karena jarang ada yang tembus ke kemenpora dan kurang info cara pengajuannya... Terima kasih:)

    BalasHapus
  4. Assalamualikum :) Halo Maryam, salam kenal! Perkenalkan aku Sabrina, Aku seneng bgt pas nemu tulisan kamu karena kamu nulis ttg program World Merit. Aku alhamdulillah jg lolos jd peserta World Merit tahun ini di Inggris utk tanggal 26 Agustus mendatang. Aku lagi butuh banget sponsorship krn memang dr pihak kampus tidak mendanai... Kalo aku mau mau nanya-nanya lebih lanjut ttg gimana mekanisme meminta sponsorship atas nama individu ke kementrian dan perusahaan aku bisa contact kamu kemana? Hehe terimakasih sekali sebelumnya atas infonya! :)

    BalasHapus
  5. Assalamualikum :) Halo Maryam, salam kenal! Perkenalkan aku Sabrina, Aku seneng bgt pas nemu tulisan kamu karena kamu nulis ttg program World Merit. Aku alhamdulillah jg lolos jd peserta World Merit tahun ini di Inggris utk tanggal 26 Agustus mendatang. Aku lagi butuh banget sponsorship krn memang dr pihak kampus tidak mendanai... Kalo aku mau mau nanya-nanya lebih lanjut ttg gimana mekanisme meminta sponsorship atas nama individu ke kementrian dan perusahaan aku bisa contact kamu kemana? Hehe terimakasih sekali sebelumnya atas infonya! :)

    BalasHapus
  6. Wah mba, bbermanfaat bgt infonya. Trmksh. O ya, Saya mau nanya mba, klu ke kemnpora minimal brp hr ablum acara dikirim? Kbetulan saya lolos kegiatan di malaysia dan thailand,
    Skrg lagi nyari sponsor juga.

    BalasHapus
  7. Halo mba Maryam, terima kasih telah berbagi. Untuk sponsorship teacher training sebaiknya ditujukan ke siapa ya?

    BalasHapus
  8. Kak, aku mau tanya. Untuk mengajukan dana bantuan ke perusahaan apakah surat pengantar dari kampus itu wajib ain? Hehe.

    BalasHapus
  9. Asssalammu'alaikum.. keren, terimakasih untuk sharingnya.. oya kak untuk follow up , mendatangi perusahaan sponsor.. berarti cuma bisa dilakukan untuk mereka-mereka yg di kota besar dong.. spt Jakarta..? karna kemenresditek, dkk kan hanya ada disana?
    Mohon jawabannya yaa kak.. terimakasih

    BalasHapus
  10. Usahakan follow up hanya sekali atau maksimal dua kali saja. Atau minta diwakilkan. Tapi uang yang pasti ditransfer ke rekening.

    BalasHapus
  11. Assalamualaikum kak. Terimakasih untuk ilmu yg dibagikan, sangat bermanfaat.
    Saya jg sedang mencari dana sponsor untuk internship ke luar negeri. Apakah kak maryam ada nomor wa yg bisa dihubungi jika ingin bertanya lebih lanjut?

    BalasHapus
  12. Assalmu'alaikum kak saya mau tanya, format proposal dana pengajuannya seperti apa ya?

    BalasHapus
  13. @Fadly, sudah ada di tulisan. Budayakan membaca dan menelaah ya :D

    BalasHapus
    Balasan
    1. Sudah kak. Saya sudah membaca dan menelaah artikel yang kakak buat! Sangat membantu sekaliii, makasih ya kak infonya :D

      Semoga saya bisa ikut student exchange kayak kakak!!

      Hapus
  14. Assalaamu'alaikum Maryam,

    Tulisanmu sangat informatif, terima kasih.

    Saya mendapati bahwa penyelenggara tidak memberikan opsi untuk mencantumkan logo perusahaan atau instansi sponsor. Apakah benefit yang ditawarkan akan cukup menarik bagi lembaga donor jika tidak berkaitan dengan pencantuman logo?


    Terima kasih.

    BalasHapus
  15. Wahh sangat bermanfaat kak informasi. Hehehe seneng berkenalan dengan kakak saya juga dari kampus yang sama dengan kakak😆

    BalasHapus

Jangan jadi silent reader, giliranmu bercuap-cuap ria.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...